تعرّفوا إلى أسلوب الـ 3P’s في كتابة التقارير الإداريّة

إذا طُبّقت التقنيات والأساليب الإدارية، بشكل صحيح، هي مُساعدة حتمًا على نجاح الأعمال؛ أحد المفاهيم الإدارية هو أسلوب الـ3P’s أو ما يُعرف بـPPP methodology؛ شروح عن المفهوم المذكور، في الآتي؟

كيفية استخدام أسلوب الـ 3P’s في المنظمات؟

يتحدّث محمد العثمان، الخبير الإداري، لـ”سيدتي. نت” عن أسلوب الـ 3P’s، قائلًا إنه “يختصر 3 كلمات، هي: التقدم Progress والخطة Plan والمشكلة Problem، ويُستخدم في إعداد التقارير على المدى القصير أو التقارير الأسبوعية في المجالات والأقسام المختلفة داخل المنظمة”. يساعد هذا الأسلوب حسب العثمان في تحسين جودة التقارير وإيصال المعلومات بشكل فعال وسلس. ويذكر العثمان أن “التقدم يتعلق بتقرير المسار الذي سلكه الفريق أو المشروع في الأسبوع الماضي أي هو يشتمل على النتائج المحققة والإنجازات المهمة التي تم إكمالها”.

لناحية الخطة، هي تتعلق بتقرير الخطط المستقبلية للفريق أو المشروع، حيث تحدّد الأهداف المستقبلية والخطوات التي يجب اتخاذها لتحقيقها، مع توضيح الجدول الزمني والموارد المطلوبة لتحقيق الأهداف. أمّا المشكلة ترجع إلى تقرير يضمّ التحديات التي واجهت الفريق أو المشروع في الأسبوع الماضي، مع وصف الصعوبات والتحديات بشكل دقيق وتحديد الإجراءات المتخذة لحلها، كما توضيح للخطوات المستقبلية لتجنب هذه المشكلات في المستقبل.

فوائد أسلوب الـ 3P’s

توضح Profit.co، شركة البرمجيات الأميركية، أن التقارير المذكورة آنفًا تكون قصيرة وموجزة وغير رسمية، وهي مفيدة، إذ تُساعد المديرين على التتبع والمزامنة مع فرقهم للحفاظ على الزخم والإنتاجية، بغض النظر عن حجم الشركة أو المشروع، فالأسلوب فعّال ومُعتمد في العديد من الشركات الناجحة بشكل كبير، مثل: Apple و Facebook وSkype، وغيرها. أضيفي إلى ذلك، هو أداة يُمكن من خلالها تحديد نقاط القوة والضعف لدى الموظفين، ومراقبة تقدمهم عن كثب، وتحديد المجالات التي يتفوق بعضهم فيها، بالإضافة إلى المجالات التي يعاني البعض الآخر فيها باستمرار، الأمر الذي يُستخدم في التفويض بالمهام التي يبدع فيها بشكل أكبر وتدريبه للتخلص من نقاط الضعف وتقليل تعرضه لها. بالتالي، زيادة إنتاجية الموظف، كما رفع معنوياته، وتحسين الأداء والرضا الوظيفي.

نقاط أساسية في التقارير المكتوبة حسب نمط 3P’s

من جانب Weekdone، موقع البرمجيات المتخصص في تتبع أداء الفرق وتقديم التقارير الأسبوعية على طريقة 3P’s، فإن هناك أربع نقاط ينبغي وضعها في الاعتبار عند كتابة التقارير حسب نمط 3P’s، هي:

1. الحرص على أن يكون التقرير مفهومًا من المدير أو المسؤول المباشر وليس منك وحسب.
2. تحديد عناصر التقرير والغنى بالمعلومات.
3. استخدام الحقائق والأرقام والمعلومات الأساسية؛ قد تكون روابط الويب الخارجية مفيدة أيضًا في هذا السياق.
4. الإشارة إلى 5 إلى 7 عناصر كحد أقصى في كل فئة في التقرير.