تُسهم الإدارة الفعّالة لأي مشروع، في إخراجه إلى النور وإنجاحه أي تحقيق النتائج المرجوة من الأطراف المتعاقدة كافة. حتى يتمكن مدير المشروع أو الشخص المسؤول عن القيام بذلك، يجب عليه معرفة خطوات تنفيذ المشروع، وهو ما نتطرق إليه في السطور الآتية.
خطوات أساسية لتنفيذ المشروع
تورد منصة Monday المهنية المتخصّصة خمس مراحل بمثابة الخطوات الأساسية لتنفيذ المشروع، هي:
1. مرحلة البدء: في المرحلة الأولى، يقوم رعاة المشروع ومديره (أو مديرو المشروع) بتسمية المشروع وتعريفه. في بعض الحالات، هم يجرون دراسات الجدوى والتحليلات والتخطيط لفهم مدى تعقيد المشروع.
قد يهمّك التعرف إلى كيفية البدء في مشروعك الخاص بالتفصيل؟
2. مرحلة التخطيط: يتوصل مدير المشروع (أو مديرو المشروع) إلى النطاق والتكلفة والموارد اللازمة والمخاطر المحتملة للعمل، كما يُحدد أيضًا المعالم والجدول الزمني والمواعيد النهائية، جنبًا إلى جنب كيفية تعامل الفريق وأصحاب المصلحة مع المشروع؟
3. مرحلة التنفيذ: في هذه المرحلة، يبدأ التنفيذ الفني للمشروع، مع الانتهاء من تجهيز المخرجات.
4. مرحلة المراقبة والتحكم: تتعلّق بتقييم الآلية حتّى يُبصر المنتج النهائي النور، ومدى التناسب مع أهداف خطة المشروع الأولية. يتحقّق التقييم باستخدام المقاييس المحددة مسبقًا أو قياس مؤشرات الأداء الرئيسة، مثل: مدى التقدم والإنفاق والتوقيت. أمّا إذا انحرفت نتائج المشروع عن الخطة، تُستخدم تدابير تصحيحية، وذلك لإعادة المشروع إلى المسار الصحيح، أثناء التنفيذ.
5. مرحلة الإغلاق: هي المرحلة التي تعرف إنجاز المشروع بصورة تامّة، لينتهي عندئذ التعاقد بين المتعاقدين ومنح المكافآت لأعضاء الفريق، علمًا أنه يجب تحديد مواعيد نهائيّة لكل المشاريع، وذلك بصورة رسميّة.
نقاط هامة في إدارة المشروع
تُسلّط شركة Forbyte الأوكرانية للبرمجيات الضوء، بدورها، على مجموعة من النقاط الهامة التي يجب وضعها في الاعتبار قبل تنفيذ المشروع، في كل مضمار:
- توقعات المشروع: تعدّ القائمة التي تدوّن أهداف المشروع، من مُتطلبات الإدارة الفعالة، إذ تعود القائمة المذكورة بالفائدة على كل المعنيين، كما تخلق إحساسًا بالوضوح، في صفوف أفراد فريق العمل والتطوير وقد ترفع معنوياتهم عند الإنجاز وتمنع الإرهاق.
تحديد النطاق (الصورة من Adobestock) - تحديد النطاق: يعني تحديد النطاق توضيح حجم العمل الذي يتعين القيام به من البداية إلى النهاية، مع النص على المواعيد النهائية والموارد المطلوبة أي التركيز على متطلبات المشروع ووصف العمليات التي ينطوي عليها تطوير المشروع، ومناقشة هذا النطاق مع أصحاب المصلحة في المشروع حتى يصبحوا على دراية بالتحديات المحتملة.
- اختيار واتباع المنهجية الصحيحة: المنهجية الصحيحة مفتاح لإدارة المشاريع الناجحة، فهي تضمن التنفيذ الفعال للمشروع وفق الميزانية المطروحة. تُختار المنهجية الصحيحة من خلال وضع قائمة تضم خصائص المشروع وفرزها حسب الأهمية واكتشاف الإيجابيات والسلبيات العائدة لكل منهجية واختيار الطريقة التي تغطي العوامل الجوهرية.
- اختيار مجموعة المهارات المناسبة: توظيف الأشخاص المناسبين وخلق بيئة تعاونية ومنتجة للمشروع.
إدارة الوثائق (الصورة من Adobestock) - إدارة الوثائق: يدرك الجميع مدى أهمية الاحتفاظ ببعض الوثائق والمستندات من أجل الرجوع إليها. من الناحية العملية، يحدث أن يتم تأجيل عملية إعداد الوثائق والتقارير لصالح المهام الأخرى المتعلقة بالمشروع، لكن يمكن أن يكون لهذا الأمر الذي يعتقد البعض أنّه مضيعة للوقت، تأثير كبير على المشروع بأكمله، خصوصًا على المدى الطويل. كذلك، فإنّ التوثيق المناسب هو مورد هامّ يمكن الرجوع إليه لتتبع القرارات والتغييرات الطارئة على المشروع.
مراقبة التقدم (الصورة من Adobestock) - مراقبة التقدم: تعني النقطة مراقبة تقدم فريق العمل، ما يساعد في ضبط وتيرة العمل الصحيحة وزيادة الدافع الذاتي، إضافة إلى اكتشاف فجوات سير العمل على الفور.
- النظر في المخاطر: قد تظهر المخاطر من العدم، كما قد يصعب التنبؤ بها؛ مع ذلك، من المهم أن يكون هناك استراتيجية لإدارة المخاطر في متناول اليد تساعد في التكيف في وقت سريع، وذلك من أجل تقليل تأثيرات المخاطر السلبية أو حتى منعها تمامًا.
- منح فريقك الفرصة للمشاركة: لكل عضو في فريق العمل، خلفية تقنية مختلفة وخبرة منوعة من المشاريع السابقة، لذا منح أعضاء فريق العمل الفرصة لمشاركة أفكارهم التحسينية، قد يلهم مدير المشروع لإجراء بعض التعديلات الرئيسية المساهمة في النجاح.
- المرونة: يجب الالتزام بخطة المشروع، لكن عندما يتطلب الأمر إدخال بعض التغييرات، لا مناص من التحلي بالمرونة والاستعداد للتكيف مع الظروف الجديدة وترك مساحة لتنفيذ تلك التغييرات.
