يمر المشروع التجاري بالكثير من المراحل حتى يصل إلى النجاح أو الفشل، وفي العادة يمرّ المشروع التجاري بحسب الخبراء في أربع مراحل، إذا ما تمّت معرفة ما تتضمنه تلك المراحل وما يجب القيام به أثناءها وما هي المخرجات الصحيحة، آنذاك يستمر المشروع ويحقق الأرباح وينمو وقد يتوسع أيضاً، فعملية إدارة المشاريع قد تبدو معقدة بعض الشيء، إلا أنّ فهم دورة حياة المشروع تلعب دوراً حاسماً في تبسيط هذا الأمر وتحقيق النجاح.
لذا، استعرضنا عبر السطور القادمة أبرز مراحل دورة حياة المشروع، كما شاركنا بها كل من الخبير والاستشاري الإداري د.محمد العامري، و المختص في إدارة المشاريع/ م. بيهس السوادي.
مرحلتان جوهريتان
بداية قال د.محمد العامري: “مراحل دورة حياة المشروع تتمثل في أربع وهي: مرحلة التأسيس، مرحلة التخطيط، مرحلة التنفيذ ومن ثمّ مرحلة تسليم المشروع، إلا أنّ هناك مرحلتين هما الأكثر جوهرية بينها وهما مرحلة تأسيس المشروع، إذ إنها تتضمن كتابة وثيقة المشروع، وضع التوقعات ورسم الأهداف، كذلك مرحلة تسليم المشروع وإقفاله، وهنا يتم تحقيق الوعود والاتفاقية التي تمت بين الطرفين قبل بدء المشروع وتنفيذ التوقعات، وحتى تمرّ هذه المرحلة الأخيرة بسلاسة، أنصح دائماً بمعرفة ما يريده الأشخاص المحيطون والمسؤولون عن المشروع، ما هي أهدافهم، لماذا أقاموا هذا المشروع، ما حجم التوقعات لديهم، ما حجم الواقع الفعلي في المشروع وما الذي تعدهم بتحقيقه”.
جدوى المشروع
وأخبرنا المهندس/ بيهس السوادي، برأيه حول دورة حياة المشروع قائلاً: “هناك أربع مراحل عامة في دورة حياة المشروع تسبقها مرحلة تُدعى “مرحلة ما قبل المشروع”، في هذه المرحلة عليك أداء بعض الأعمال حتى تكتشف مدى جدوى المشروع وما إذا كان من الأفضل إطلاقه أو التراجع عنه، وفي هذه المرحلة أيضاً يتم تحديد ودراسة الاحتياج للمشروع أيضاً، لماذا تحتاج المؤسسة إلى هذا المشروع؟ هل بهدف تطوير البنية التحتية، افتتاح فرع جديد أو تطوير الكفاءات؟، فدراسة هذه الاحتياجات يؤدي إلى صياغة القضية أو المبادرة التي سيدافع عنها المشروع “Business case” والمشكلة التي سيتم حلها، وهي تساعدنا بدورها على معرفة المنافع من المشروع والتي توضع في وثيقة تُعرف باسم “Benefit management plan” وثيقة إدارة المنافع، والتي يتم من خلالها وضع وتحديد تلك المنافع وطرق قياسها والأشخاص المسؤولين عن رصدها وتتبعها”.
قد ترغبين بالتعرف أيضاً على كيفية القيام بدراسة الجدوى للمشروع وبعض أبعادها.
ويضيف: “في حال عدم قيامك بهذه المرحلة، ستكون أكثر عرضة لإطلاق مشروع يفشل إذ تكتشف لاحقاً أنه لاجدوى منه، آنذاك ستكون قد خسرت الكثير من الجهد والوقت والموارد”.
أما بالنسبة للمراحل العامة فقد حددها بما يلي:
مرحلة الإطلاق:
مخرجات المرحلة السابقة تذهب إلى وثيقة تُدعى “Project charter” هذه الوثيقة يتم تقديمها إلى الإدارة العليا، وبدورها إما أن توافق على المشروع أو ترفضه.
مرحلة التنظيم والتحضير:
يتم بناء خطة إدارة المشروع في هذه المرحلة، والخطة هنا هي مجموعة من الخطط الجزئية التي تتكامل وتتداخل مع بعضها البعض لتُشكل خطة إدارة المشروع، وهذه الخطة يمكن أن تصل إلى ثماني عشرة خطة جزئية بحسب مدى تعقيد المشروع، وتجدر الإشارة إلى أنّ كل خطة من تلك الخطط تغطي أحد جوانب المشروع من جدول زمني أو تكاليف أو جودة أو اتصال إلخ.
مرحلة التنفيذ:
في هذه المرحلة يتم تنفيذ تلك الخطط وتتسم هذه المرحلة بالتكرار بين التنفيذ والتحديث، حتى تحصل على مخرجات المشروع المطلوبة.
مرحلة الإكمال:
في هذه المرحلة يتم توثيق ما قمت به في المشروع، رصد الدروس المستفادة، إنهاء العقود وتسريح الموارد وما إلى ذلك.
اطلعي أيضاً على أبرز المفاتيح الهامة لنجاح المشاريع التجارية.
