يغفل المسافر عن تحديد بعض النفقات الأساسية أثناء التخطيط لميزانية السفر، مما يعطل برنامج الرحلة بمجرد اكتشاف هذا الأمر عند الوصول إلى الوجهة السياحية المقصودة. ومن أبرز هذه النفقات:
رسوم تجديد جواز السفر
يجب تجديد جواز السفر، إذ يمكن أن يتأخر حتى الطلبات العاجلة قد تستغرق ما يصل إلى شهرين، لذا من الأفضل التحقق من هذا العنصر في أقرب وقت ممكن.
التأمين الصحي
التأمين الصحي الخاص بالمسافر كافٍ لتغطية كافة الاحتياجات أثناء الإجازة، لكن يجب الوضع في الاعتبار التكاليف المرتبطة بإصابة محتملة داخل الوجهة السياحية، بالإضافة إلى تكاليف النقل.
بالنسبة للأشخاص الذين يسافرون إلى مناطق نائية للقيام بنشاطات مثل التنزه أو الخروج في رحلات بحرية في المياه الدولية، قد تكون تكاليف حالات الطوارئ باهظة.
وجبات خفيفة للسفر
قد تعتقد أنه ليس من المهم تناول بعض الوجبات الخفيفة أثناء الرحلة السياحية، ولكن إذا كان الشخص يسافر مع عائلته ويتسوق في محطات الراحة أو متاجر المطار الصغيرة، فقد تدفع علاوة على الوجبات الخفيفة التي يتم تناولها طوال الرحلة السياحية.
نفقات الطوارئ
إذا واجه المسافر حالة طوارئ، يجب تحديد نفقات معينة لمثل هذه الظروف وذلك من أجل حل الأزمات أو الظرف الطارئ من دون الشعور بأي ضيق أثناء الرحلة السياحية.
من المهم تضمين هذه التكاليف في ميزانية العطلة، بدلاً من ذلك يجب القيام بتعبئة أكبر عدد ممكن من الوجبات الخفيفة لتجنب التعثر في دفع ثمن الأطعمة والمشروبات في مواقع السفر عالية التكلفة.
مصاريف الفندق
تشمل مصاريف الفندق نفقات سفر الموظفين للمبيت أو الإقامة لمدة أطول عند السفر لأسباب تتعلق بالعمل، يجب أن يتم تكبد نفقات الفندق فقط عند السفر لأسباب تجارية وقد تختلف في الطول، ولكن الشركة ستدفع التكلفة لأن الموظف يذهب للعمل وليس لأسباب شخصية.
على سبيل المثال، إذا احتاج الموظف إلى زيارة مورد لنشاط التجاري يقع في مدينة أو بلد آخر، فيمكنه تحميل نفقات الإقامة في الفندق على العمل نظرًا لوجوده هناك نيابة عن مكان العمل، يمكن العمل مع الموظفين لتحديد حدود نفقات الفندق، مثل تحديد مبالغ مناسبة بسعر الليلة التي يستطيع الموظفون إنفاقها أو تقديم قائمة محددة مسبقًا بالفنادق للاختيار من بينها، كما أنه إذا كان لأغراض شخصية يجب أن ينتبه المسافر إلى النفقات المختلفة التي يجب أن يتحملها أثناء الإقامة داخل الفندق والحصول على العديد من الخدمات المختلفة طوال مدة العطلة السياحية.
